Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass unser Office-Alltag reibungslos und strukturiert funktioniert.
Du bist die zentrale organisatorische Schnittstelle im Unternehmen und verantwortest Büroorganisation, administrative Abläufe und interne Services. Mit deinem Blick fürs Detail und deiner strukturierten Arbeitsweise schaffst du verlässliche Rahmenbedingungen, damit unsere Teams fokussiert und effizient arbeiten können.
Gleichzeitig bist du das freundliche Gesicht von Tonka im Office. Du empfängst externe Kund:innen und Gäste mit einem offenen Lächeln, bereitest Meetingräume vor und sorgst für eine angenehme Atmosphäre. Du hast ein Gespür für Menschen, behältst auch im Trubel den Überblick und schaffst ein Umfeld, in dem sich alle willkommen fühlen.
Die Rolle steht für Struktur, Verlässlichkeit und funktionierende Prozesse. Du hältst dem Team im operativen Alltag den Rücken frei, sorgst für klare Zuständigkeiten und entwickelst Office-Abläufe kontinuierlich weiter – immer lösungsorientiert und mit Herz.
Wer wir sind
Kreativ, modern, effektiv – wir sind Tonka, eine Berliner Kommunikationsagentur. Mit einem breiten Leistungsspektrum von PR und SEO über Content-Marketing und Leadgenerierung bis hin zu Social Media Management und Performance-Marketing entwickeln wir reichweitenstarke Kommunikationsstrategien.
Unsere Geheimzutat: Ein Team aus leidenschaftlichen Kommunikationsprofis, die sich gegenseitig inspirieren und voneinander lernen. Damit wir fokussiert und effizient arbeiten können, braucht es im Hintergrund klare Strukturen. Und genau hier kommst du ins Spiel.
Deine Aufgaben
- Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags inkl. Ausstattung & Bestellungen
- Verantwortung für ein ordentliches, sauberes und einladendes Office
- Zentrale Ansprechperson für Hausverwaltung, externen Firmen und Besucher:innen
- Verantwortung für zentrale Office-Administration, inkl. Abos, Fristen, Übersichten und Kosten
- Koordination interner und externer Anfragen sowie terminlicher und organisatorischer Abläufe
- Organisation und Planung von Teamevents, internen Veranstaltungen und Jahresfeiern
- Dokumentation, Prozesspflege und kontinuierliche Optimierung von Office-Strukturen
- Organisation, Ausgabe und Rücknahme von Hardware sowie Koordination technischer Anliegen
- Organisation von On- und Offboarding (Arbeitsplätze, Equipment, Abstimmungen mit HR & Teamleads)
Das bringst Du mit
- Erfahrung als Office Manager:in oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
- Strukturierte, eigenständige und sehr zuverlässige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen
- Organisationsstärke, Genauigkeit und Lösungsorientierung
- Freundliche, serviceorientierte Kommunikation
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Was wir dir bieten
- Flexible Arbeitszeiten in Teilzeit
- Eine Vor-Ort-Rolle in unserem Büro direkt an der Spree
- Persönliches Onboarding für einen strukturierten Einstieg
- Ein wertschätzendes Team mit kurzen Wegen und klarer Kommunikation
- Gestaltungsspielraum zur Optimierung von Office-Abläufen
- Frühstück, Snacks & Drinks for free – in unserem Büro direkt an der Spree
- Heiligabend und Silvester sind bei uns immer frei
- Ob Sommerfest oder spontane After-Works – Teamspirit wird bei uns gelebt
- Betriebliche Altersvorsorge
- Corporate Benefits. Zugang zu exklusiven Rabatten, Gutscheinen und Sonderkonditionen bei vielen Partnern
Klingt spannend?
Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen! Sende Deine Bewerbung mit Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Startdatum an jobs@tonka-pr.com. Dein Ansprechpartnerin Mareen Möricke steht Dir für Fragen gerne zur Verfügung